Datenschutzerklärung

Einleitung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website DRK Utilities (drk-utilities.de) sowie die zugehörige mobile App (DRK Utilities App für iOS und Android). Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend erläutern wir, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie als Nutzer haben.

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Funktionsfähigkeit unserer Website und der zugehörigen mobilen App (DRK Utilities App) sicherzustellen, unseren Nutzern den Zugang zu geschützten Bereichen zu ermöglichen und die technische Sicherheit zu gewährleisten. Die erhobenen Daten dienen insbesondere:

• der Bereitstellung und Optimierung unserer Website und App
• der Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen
• der Koordination von Einsätzen, Diensten und Fahrzeugen im DRK-Kontext
• der Gewährleistung der IT-Sicherheit
• der Analyse von Systemstabilität und Fehlerbehebung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies erforderlich ist. Folgende Daten werden bei einem Besuch unserer Website verarbeitet:

Server-Logfiles

Diese Daten dienen der technischen Sicherheit und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Speicherung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), da die Erhebung von Server-Logfiles für den technischen Betrieb und die IT-Sicherheit erforderlich ist.

Benutzerregistrierung

Falls Sie sich auf dieser Website registrieren, werden folgende Daten gespeichert:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Zur Absicherung Ihres Kontos kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) aktiviert werden. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kontosicherheit).

Account-Löschung

Sie können Ihren Account jederzeit selbstständig über Ihr Profil oder die App löschen. Die Löschung wirkt sofort: Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Telefon- und Mobilnummer, Funktion, Bereitschaft, Qualifikation und die Zwei-Faktor-Anmeldung werden entfernt; Sitzungen, App-Anmeldungen, Push-Geräte, Benachrichtigungen, persönliche Einstellungen sowie Rechte und Zuständigkeiten werden gelöscht. Vorgänge, an denen Sie mitgewirkt haben (z. B. Anträge, Tickets, Einsätze), bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten und zeigen statt Ihres Namens „Gelöschtes Konto“. Einzelheiten: Konto löschen.

Mobile App (DRK Utilities App)

Die DRK Utilities App kommuniziert über eine verschlüsselte API (HTTPS) mit unserem Server. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

Einsatz- und Organisationsdaten (App und Web)

Je nach Ihren Rechten verarbeiten App und Website zusätzlich:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Mitwirkung im DRK, Organisation von Diensten und Ausbildung); für die Mobilnummer Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für Patientendaten im Einsatz Art. 9 Abs. 2 lit. c und h DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen, Gesundheitsversorgung).

In-App-Fehlermeldungen (Bugreports)

Die App bietet die Möglichkeit, technische Probleme direkt zu melden. Dabei werden automatisch folgende technische Daten erfasst:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Stabilität und Fehlerbehebung der App).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Datei- und Dokumentverarbeitung

PDF-Nachschlagewerke

Das PDF-Nachschlagewerk-Modul stellt Dokumente als Reader-only zur Verfügung. PDFs werden serverseitig gespeichert und über zeitlich begrenzte Einmal-Tokens bereitgestellt. Es erfolgt kein dauerhafter Download-Link. Zugriffe werden nicht personenbezogen protokolliert.

Dateibrowser (Nextcloud-Anbindung)

DRK Utilities bindet ein konfiguriertes Nextcloud-Verzeichnis read-only an. Die Verbindung erfolgt serverseitig per WebDAV. Benutzer der App oder Website erhalten keinen direkten Zugang zur Nextcloud-Instanz. Zugangsdaten werden ausschließlich serverseitig gespeichert.

SWD-Exporte und Protokolle

Für Sanitätswachdienste können PDF-Exporte (ILS-Anmeldeformular, Protokoll) und CSV-Exporte erstellt werden. Diese enthalten dienstbezogene Daten (Veranstaltungsdaten, Einsatzkräfte, Dokumentation). Der Zugriff ist an die jeweilige Berechtigung des Benutzers gebunden.

Ticket-Anhänge

Bei der Nutzung des Ticketsystems können Dateien als Anhänge hochgeladen werden. Sie werden auf unserem eigenen Server gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Serverstandort & Datensicherheit

Speicherdauer & Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkreten Speicherdauern unterscheiden sich je nach Datenart:

Einheiten und Erreichbarkeiten von Funktionsträgern

Im Modul Einheiten werden die Einheiten des Kreisverbandes und benachbarter Stellen als Stammdaten geführt: Bezeichnung, Typ, Trägerschaft, Standort sowie die Funktionen (z. B. Zugführer, Gruppenführer) mit Name, dienstlicher Erreichbarkeit (Telefon, Mobil, E-Mail) und Qualifikation.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Erreichbarkeit der Einheiten im Einsatz- und Planungsfall (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Alarmierung und Führung).
• Grundsatz: Es sollen dienstliche Kontaktdaten hinterlegt werden. Private Rufnummern nur mit Einverständnis der betroffenen Person und gekennzeichnet als intern.
• Einsatzklar-Status: Meldet eine Einheit ihren Status, werden Status, Grund, Zeitpunkt und die meldende Person gespeichert (mit Verlauf). Zweck: Überblick über die Einsatzbereitschaft für Kreisebene und Lageführung.
• Wer was sieht: Jede Person sieht nur die Einheit, in der sie als Funktionsträger eingetragen ist, und die Einheiten darunter. Die Kreisebene und die Administration sehen alle Einheiten.
• Als intern gekennzeichnete Angaben sehen nur Personen, die diese Einheit pflegen dürfen. Sie erscheinen nicht in der allgemeinen Ansicht, nicht im CSV-Export und nicht auf dem gedruckten Aushang.
• Pflege und Verantwortlichkeit: Die Bereitschaften pflegen die Einheiten ihres Ortsvereins, die Kreisebene die übergeordneten. Jede Änderung wird protokolliert (wer, wann, welches Feld) – ohne die Inhalte interner Kontaktdaten.
• Speicherdauer: Da es sich um Stammdaten handelt, gibt es keine automatische Löschung. Die Daten werden entfernt oder berichtigt, sobald eine Funktion neu besetzt wird oder die betroffene Person dies verlangt.
• Ernennungsanträge: Wird eine Funktion über einen Antrag besetzt, speichert das System die vorgeschlagene Person, die Angaben der Antragstellerin zu den geforderten Lehrgängen (Lehrgang, Datum, Gleichstellung, offen) sowie den Verlauf von Antrag, Freigabe und Ernennung. Zweck ist die Prüfung der Voraussetzungen durch die Kreisbereitschaftsleitung und der Nachweis der Ernennung. Einsehen können das die Antragstellerin, die Bereitschaftsleitung der Einheit sowie KBL und Administration.
• Urkundenerstellung: Gibt die Kreisbereitschaftsleitung einen Antrag frei, geht eine E-Mail an die festgelegte Stelle, die die Ernennungsurkunde erstellt. Sie enthält Name, Funktion, Einheit, Amtszeit, Antrags- und Freigabedaten sowie offene Lehrgänge mit Frist – keine Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der Person. Zweck: Erstellung der Urkunde.

Cookies und Tracking-Technologien

Verwendung von Drittanbietern

Die Einbindung von Drittdiensten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Wenn Sie die Einbindung von iFrames vermeiden möchten, deaktivieren Sie JavaScript oder blockieren Sie iFrames in Ihrem Browser.

Übermittlung in Drittländer

Bei folgenden Verarbeitungen kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (insbesondere die USA) erfolgen:

Ihre Rechte nach DSGVO

Beschwerderecht

Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren:

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Bitte prüfen Sie diese Seite regelmäßig.